سایت تخصصی مدیریت دانش
توسعه دانش محور / Vahid Eslami, Knowledge Management Special Weblog: Since 2009
نویسنده: وحید اسلامی - شنبه ۱ بهمن ۱۳٩٠

           

در چند ماه گذشته علاوه بر فعالیت‏های مشاوره ای و اجرایی مدیریت دانش که در سازمان‏های دفاعی، گاز و یکی از شرکت‏های خصوصی بر عهده ام بوده است، جهت آموزش و آسیب‏شناسی مدیریت دانش به تعدادی از صنایع مانند ساخت و تولید، نفت و گاز، برق و سازمان‏های خدماتی دعوت شده‏ام، اما چیزی که بیشتر از همه جلب توجه می‏کند و مورد سوال است موضوع نرم افزار مدیریت دانش است که مشاهده سیر تکامل سازمان‏ها بعد از استقرار نرم افزار و نتایج حاصله به هیچ وجه رضایت بخش نیست. به همین دلیل در این یادداشت به نقدی کوتاه از وضعیت مدیریت دانش از بعد فناوری می‏پردازم و به برخی از عارضه‏های موجود و راهکارهای آن خواهم پرداخت.

افزایش حجم اطلاعات در سازمان‏ها، یک نوع سردرگمی ایجاد نموده است و اغلب سازمان‏های ایرانی غرق در اطلاعات هستند ولی همچنان تشنه دانش. در پارادایم عصر دانش، دیگر اطلاعات دردی را درمان نمی‏کند و برای تصمیم‏گیری نیاز به دانش مناسب داریم. در برخی از سازمان‏های کشور که البته تعداد آنها بسیار کم می‏باشد، مشاهده می‏کنیم که دانش را برای آینده ذخیره کرده و چشم‏پوشی از دانش را به منزله دورافتادن از دنیای رقابت می‏دانند اما تعداد زیادی از سازمان‏ها معتقدند که هزینه جمع آوری و نشر آن بیش از ارزش خود دانش می‏باشد. اگر چه تجارب نشان داده که فناوری‏های مبتنی بر دانش سهم اندکی در دسترسی و انتقال دانش در سازمان‏های ایرانی داشته و بیشتر تعاملات دانشی کارکنان به صورت چهره به چهره با یکدیگر و با مدیران می باشد اما به طور کل نرم افزار مدیریت دانش در جمع آوری، نمایش دانش‏ها و انتقال آن نقش کلیدی دارد و با توجه به گستردگی و تنوع دانش در سطح سازمان، به منظور اجرای موثر فرایند مدیریت دانش و پشتیبانی از تعاملات و همکاری‏های دانشی، استفاده از سیستم‏های نرم افزاری مدیریت دانش امری اجتناب ناپذیر است. سیستم‏های نرم افزاری متعددی توسط شرکتهای بین المللی فعال در زمینه مدیریت دانش ارائه شده است که از جمله‏ی این نرم افزارها می‏توان به InQuira ،Stuffix، Interspire، PCpack، و... اشاره کرد. همچنین از سیستم‏های نرم‏افزاری مدیریت دانش که در شرکت‏های معتبر و پیشرو مدیریت دانش طراحی و استقرار یافته، می‏بایست بهره گیری شود از جمله‏ی معتبرترین و متعالی‏ترین این شرکت‏ها می توان به BP، Siemens، Shell HP، Intel، Cisco اشاره کرد. اما نکته مهم‏تر توجه به شرایط و مقتضیات هر شرکت ایرانی و بومی‏سازی استفاده از سیستم مدیریت دانش است که اغلب مورد غفلت سازمان‏ها قرار می‏گیرد و یک نرم‏افزار مدیریت دانش آماده را خریداری می‏کنند، بدون نیازسنجی از کارکنان و فرایندهای خود و بدون بررسی سطح بلوغ و آمادگی سازمان‏شان جهت اضافه‏شدن یک نرم‏افزار دیگر به سایر نرم افزارهای موجود در سازمان و این اشتباه بسیاری از سازمان‏های ایرانی است که دچار این تب نرم افزاری موجود در کشور می‏شوند و راه را چنان بیراه می‏روند که نه تنها پس از مدتی سیستم نرم افزاری توسط کارکنان مورد استفاده قرار نمی‏گیرد، بلکه هزینه خرید آن توجیه اقتصادی ندارد و بازگشت موردنظر را نیز برای سازمان نخواهد داشت.   

بررسی نرم افزارهای خارجی و داخلی مشخص کننده 4 نوع دسته‏بندی از ویژگی‏های سیستم‏های نرم افزاری مدیریت دانش است:

1. سیستم‏هایی که منطبق بر زیرفرایندهای مدیریت دانش طراحی شده‏اند. (کسب و ذخیره دانش، اعتبارسنجی و صحه‏گذاری دانش، تسهیم دانش، بازیابی مجدد دانش و نشر و توسعه دانش)

2. سیستم‏هایی که تاکید بر همکاری و تعاملات دانشی دارند. (مثال شبکه‏ی متخصصین و خبرگان، تیم‏های مجازی، گروه های کاری حل مسئله و...)

3. سیستم هایی که بر مبنای ساختار دانشی برای مدیریت دانش ها می باشند. (مثال مدیریت دروس آموخته، پایگاه دانشی و...)

4. سیستم‏های یکپارچه مدیریت دانش (شامل اکثریت ویژگی‏های سه مورد بالا) 

نکاتی در خصوص تاثیر، قابلیت‏ها و در نهایت ارزیابی و انتخاب سیستم‏های نرم‏افزاری مدیریت دانش:  

به طور اجمالی مهم‌ترین نکات قابل توجه در خصوص سیستم‏های نرم افزاری مدیریت دانش را می‌توان این‌گونه برشمرد:

-    فناوری های مبتنی بر دانش برای پیشبرد مدیریت دانش لازم است اما کافی نیست. شرط موفقیت در مدیریت دانش این است که فناوری هم خوب طراحی شود و هم بکارگیری آن آسان باشد. آقای داونپورت اظهار می کند " اگر سازمان بیشتر از یک سوم انرژی و پول خود را به فناوری و سیستم نرم‏افزاری مدیریت دانش اختصاص دهد، به احتمال زیاد موفق نخواهد بود ". بنابراین بیشترین ارزش فناوری در مدیریت دانش، افزایش قابلیت دسترسی به دانش و تسریع انتقال آن است.  

-    ماژولار بودن سیستم مدیریت دانش، علاوه بر قابلیت افزودن ماژول جدید، امکان ویرایش ماژول های موجود مستقل از یکدیگر را میسر می‏سازد. اهمیت این موضوع از آنجا ناشی می شود که امکانات عملکردی نرم افزار مدیریت دانش رو به افزایش است و به زیرکارکردهای مختلفی شکسته می‏شود. برخی از ماژول‏های اصلی سیستم مدیریت دانش عبارتند از: مدیریت‏کاربران، نقشه‏دانشی، ثبت و ویرایش دانش، ارزیابی کیفی دانش و امتیازدهی به دانش، ماژول کنترل دسترسی به دانش‏های کسب شده، گزارشات و ...

-    سازمان می بایست پس از توسعه ساختاری و فرهنگی مدیریت دانش و راه اندازی سیستم نرم افزاری مطابق با دستورالعمل مدیریت دانش، بیشتر وقت خود پس از استقرار سیستم را به راهنمایی و همراهی با کاربران جهت استفاده از سیستم برای عملکرد موثر دانشی و تشریک دانش بگذراند.

-    اغلب نرم افزارهای موجود در بازار ایران دارای قابلیت های نسبتاً محدود بوده و نقاط ضعفی در پوشش هر 4 دسته بندی انجام شده دارند. از طرفی دیگر این نرم‏افزارها فقط به جنبه‏هایی از دانش سازمان می پردازند و از جمله نقاط ضعف اصلی آنها، نداشتن قابلیت نمایش دانش به شکل های مختلف (ماتریس های دانشی، جریان های دانشی و...) و  عدم اندازه گیری دانش‏های سازمان می‏باشد.

-    یکپارچه‏سازی سیستم مدیریت دانش با سایر سیستم‏های سازمان؛ خریداری یا پیاده‏سازی یک سیستم یکپارچه‏ساز در سازمان که توانایی ایجاد همخوانی با سایر سیستم‏ها را نیز داشته باشد و این قابلیت را دارا باشد که هر فرد، واحد و فرایند موجود در سازمان به دانش مرتبط به خود در زمان موردنیاز دسترسی داشته باشد. البته این نکته تا حدودی به اندازه سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ) نیز بستگی دارد. 

-    نرم افزار مدیریت دانش و به طور کلی فناوری‏های مرتبط با دانش، تاثیر زیادی در پر کردن شکاف‏های مدیریت دانش دارد. به عنوان مثال ذخیره دانش، ایجاد فضای تسهیم و تعاملات دانشی، کاهش اشتباهات و دوباره کاری‏ها، نوآوری و تجاری‏سازی دانش و... از جمله کارکردهای فناوری مدیریت دانش در پر کردن شکاف های مدیریت دانش است.

-    از دیگر ابزارها و فناوری‏های مرتبط با دانش می توان به اینترنت، ایمیل، اینترانت،مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM)، گروه افزارها، Sharepoint، پورتال‏ها، شبکه دانش، گردش دانش (Work Flow)، سیستم‏های نقشه دانش، ابزارهای پشتیبان نوآوری (Innovation support tools) و... اشاره کرد. بسیاری از سازمان‏های ایرانی با استفاده از این ابزارها که اغلب با هزینه بسیار پایینی قابل دسترسی هستند می‏توانند به توانایی‏های خود در مدیریت دانش بیفزایند. این مسئله مستلزم آن است که از داشته‏های خود در حوزه فناوری اطلاعات در مسیر موفقیت مدیریت دانش سازمان‏مان حداکثر استفاده را داشته باشیم. 

-    توسعه سیستم نرم افزاری مدیریت دانش می‏بایست به تدریج و با توجه به سطح بلوغ سازمان در حوزه مدیریت دانش انجام گردد و با پیشرفت سازمان در حوزه نرم افزار و شناخت کارکنان از سیستم مدیریت دانش و آگاهی از نقاط قوت و ضعف سیستم موجود انجام پذیرد.  

وحید اسلامی
نزدیک به 6 سال از عمر این وبلاگ می گذرد. اینجا بخشی از پایگاه تجربیات کاربردی من در حوزه مدیریت دانش، مالکیت فکری و توسعه دانش بنیان است. به مدیریت دانش متعارف و تاریخ مصرف گذشته اعتقادی ندارم چون آن را موثر نمی دانم. این متفاوت دیدن و نوبینی در مدیریت دانش را سعی کرده ام در نوشته هایم بیاورم. باشد که با حمایت ها و ارائه نقطه نظرات خود، بنده را در این مسیر یاری نمائید. شماره تماس: 09125795576 (وحید اسلامی) ایمیل: Ve_eslami@yahoo.com
نویسندگان وبلاگ:
مطالب اخیر: